事業所管理者用

絆太郎 操作マニュアル

申請の承認、出勤簿の確認、シフトの作成、スタッフの登録まで。
事業所の勤怠管理に必要な操作をまとめました。

介護・福祉事業所向け 勤怠管理システム「絆太郎」
CARE DESIGN WORKS

1ログインと画面の見方

パソコン・タブレットのブラウザから使います

管理画面は、スタッフが使うLINEとは別に、ブラウザからログインして使います。 メールアドレスとパスワードは本部から発行されます。

ログアウトを忘れずに 共用のパソコンを使う場合は、作業が終わったら左下の「ログアウト」を押してください。

2ホーム ── 今日の状況をつかむ

まずここを見れば、対応が必要なことが分かります

ホーム画面。今月の残業申請計、打刻エラー検知、承認待ち申請、リアルタイム配置ボードが並ぶ
ログインすると最初に開く画面です。（表示はすべて説明用の架空データです）
見るところ意味・やること
承認待ち申請スタッフからの申請がたまっています。押すと一覧が開きます
打刻エラー検知未打刻・退勤漏れです。本人に声をかけるか、打刻修正を促します
今月の残業申請計事業所の残業時間の合計です。前月比も出ます
リアルタイム配置ボード今日の出勤予定と、まだ打刻していない人が分かります
毎朝ここを開く習慣を 「打刻エラー」と「承認待ち」の2つを見るだけで、その日に手を打つべきことが分かります。

3申請を承認する

LINEでも、管理画面でも承認できます

承認待ち申請の一覧。希望休・有給、勤怠申請、残業申請のタブに分かれ、残業には内訳が表示されている
ホームの「承認待ち申請」を押すと開きます。種類ごとにタブが分かれています。
  1. タブで種類を選ぶ希望休・有給／勤怠申請／残業申請
  2. 内容を確認する残業申請には「何に何分」の内訳が出ます
  3. ✓ 承認 保留 ✕ 却下 のいずれかを押す

LINEでも承認できます

申請が出ると、管理者のLINEにカードが届きます。その場で承認・保留・却下ができます。 現場にいるときはこちらのほうが速いです。

承認するとどうなるか 承認した内容は自動で出勤簿に反映されます。手で入力し直す必要はありません。 却下した場合は、申請者に「内容を修正して再申請してください」と通知されます。
ためないでください 承認が遅れると、スタッフは「申請したのに反映されない」と感じます。 月末にまとめて処理すると、修正が必要なときに手戻りが大きくなります。

4出勤簿を確認・修正する

「個人出勤簿」

月次出勤簿の画面。日付ごとに出勤・退勤・休憩・状況の列が並ぶ表
月とスタッフを選ぶと、その人の1か月分が表示されます。
月次確認状況 画面の上に「月次確認状況」があります。事業所を選ぶと、 誰が出勤簿を確認済みで、誰がまだかが一覧で分かります。 全員の確認が済んだら「この月を確定（締め）」を押します。

5打刻を確認・追加する

「打刻管理」

打刻管理の画面。日時・スタッフ名・種別・記録元の一覧
打刻の生データです。氏名・期間・種別でしぼり込めます。
直す前に、本人に確認を 管理者が直接書き換えると記録が残りにくくなります。 本人から「打刻修正」の申請を出してもらい、それを承認するほうが、 あとから経緯をたどれます。

6シフトを作る

「シフト作成」

シフト作成画面。氏名と職種が縦、日付が横に並び、勤務記号が入った表
ユニットごとにまとまった表です。セルを押して勤務記号を入れていきます。
  1. 月と事業所を選ぶ
  2. セルを押して勤務記号を入れる手で組んでも構いません
  3. AI作成 を押すと、自動で組みます人員基準・希望休・夜勤の連続などを考えて配置します
  4. 内容を確認して 保存

AI作成を使うときのポイント

保存するとスタッフに見えます 保存したシフトは、スタッフのLINE「確認」タブ →「シフト確認」から見られるようになります。

7スタッフを登録する

「スタッフ管理」

スタッフ台帳の画面。氏名・所属・職種・基本シフト・LINE連携の一覧
在籍者の一覧です。LINE連携ができているかもここで分かります。
  1. 右上の 新規入社 を押す
  2. 氏名・所属・職種・雇用区分などを入れる
  3. 保存すると、LINE連携用の案内を送れるようになります

入れておくと後が楽な項目

項目効いてくるところ
基本シフトシフト作成の初期値・打刻の定時判定
週の勤務日数AIシフトが月の休み日数を計算します
出勤できない曜日AIシフトがその曜日を避けます
兼務（副職種）人員基準の充足判定に使われます
入社日有給の付与日数の計算に使われます
LINE連携が「未連携」の人は要注意 打刻も申請も届きません。案内を送って連携してもらってください。 連携できない事情がある場合は、打刻管理から手動で入れる運用になります。

8有給を管理する

「有給管理」

年5日の取得義務 年10日以上付与される方は、年5日の取得が義務づけられています。 足りていない方は早めに声かけをしてください。

9月末にやること

この順番で進めるとスムーズです

  1. 承認待ちを片づけるホームの「承認待ち申請」を0件にします
  2. 打刻エラーを解消する未打刻・退勤漏れを本人に確認して直します
  3. スタッフに確認してもらう締め日が近づくと、スタッフのLINEに自動で確認依頼が届きます
  4. 月次確認状況を見る個人出勤簿の画面で、全員が確認済みかを確認します
  5. この月を確定（締め）する確定後は、申請も承認も受け付けなくなります
紙の出勤簿と赤ペンは不要です 本人がスマホで確認して、そのまま「確認しました」を押せます。 修正が必要なところだけ申請が上がってくるので、全員分を見比べる必要はありません。
ほかのマニュアル： スタッフ用 本部管理者用